Di sebuah ruangan rumah sakit, kita mungkin melihat komputer, meja kerja, kursi, lemari, pendingin ruangan, printer, alat kesehatan, dan berbagai peralatan lain yang digunakan setiap hari. Karena begitu dekat dengan aktivitas pelayanan, keberadaan barang-barang tersebut sering dianggap biasa.

Padahal, bagi rumah sakit pemerintah, sebagian barang tersebut merupakan Barang Milik Daerah (BMD) yang harus dapat diketahui keberadaan, penggunaan, kondisi, dan pertanggungjawabannya.

Di sinilah Kartu Inventaris Ruangan (KIR) menjadi penting.

KIR bukan sekadar lembar daftar barang yang ditempel di dinding. Ia merupakan bagian dari tata kelola aset yang membantu memastikan bahwa barang milik pemerintah tercatat sesuai keadaan sebenarnya.

“Barang yang terawat dimulai dari barang yang diketahui keberadaannya.”

1. Apa Itu KIR?

Permendagri Nomor 47 Tahun 2021 mengatur tata cara pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan Barang Milik Daerah. Pasal 1 angka 25 menjelaskan bahwa KIR merupakan daftar barang yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang berada dalam ruangan.¹

Artinya, KIR seharusnya menggambarkan kondisi nyata ruangan. Jika dalam sebuah ruangan terdapat komputer, printer, lemari, meja, kursi, televisi, AC, atau peralatan lain yang termasuk BMD, maka informasi administrasinya perlu sesuai dengan barang yang benar-benar berada di sana.

Dengan demikian, KIR dapat dipahami sebagai semacam “peta administratif” barang dalam suatu ruangan.

2. Haruskah KIR Berbentuk Kartu?

Tidak harus berupa kartu kecil seperti kartu identitas, dan tidak harus dicetak pada karton atau kertas tebal.

Kata “kartu” pada Kartu Inventaris Ruangan merupakan istilah administrasi. Dalam lampiran Permendagri Nomor 47 Tahun 2021, Format II.K.1 digunakan sebagai formulir transaksi KIR BMD, sedangkan hasil pencatatannya berupa tabel Kartu Inventaris Ruangan dalam Format II.K.2.1

Pasal 41 tidak menetapkan ketebalan kertas untuk KIR. Karena itu, kertas biasa dapat digunakan, dengan memperhatikan keterbacaan dan ketahanannya. Secara praktis, lembar KIR dapat dilindungi menggunakan bingkai atau sampul transparan yang memudahkan penggantian ketika data diperbarui.1

Bagaimana dengan penempatannya? Pasal 41 ayat (2) mengatur bahwa KIR dibuat dalam dua rangkap: satu untuk ditempel dalam ruangan yang bersangkutan dan diperbarui setiap semester, sedangkan satu lainnya disimpan sebagai arsip. Peraturan tersebut tidak merinci bahwa lembar harus direkatkan langsung pada dinding. Papan pajang atau balik pintu dapat dipertimbangkan sebagai sarana penempatan agar KIR mudah dilihat dan dibaca.1

Jika daftar barang panjang, KIR dapat disusun dalam beberapa lembar dengan identitas ruangan dan penomoran halaman yang jelas. Sebagai pilihan praktis, lembar-lembar tersebut dapat dipajang secara berurutan. Ukuran huruf sebaiknya tetap nyaman dibaca.

Folder atau map yang mudah dijangkau dapat membantu penyimpanan dan pemeriksaan daftar lengkap. Namun, berdasarkan bunyi ketentuan tersebut, penyimpanan dalam folder saja belum dapat dianggap memenuhi kewajiban penempelan KIR di ruangan. Penggunaan media berhalaman yang dipasang di ruangan perlu dikoordinasikan dengan pengurus barang agar pelaksanaannya tetap sesuai ketentuan.1

Dengan demikian, KIR perlu mudah dibaca, lengkap, mutakhir, dan ditempatkan sesuai ketentuan—agar staf dapat mencocokkan catatan dengan barang yang berada di ruangan.

3. Apa Dasar Hukum KIR?

KIR merupakan bagian dari sistem pengelolaan Barang Milik Daerah. Payung nasional pengelolaan BMD antara lain adalah PP Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 28 Tahun 2020.^2,3

Pedoman teknis pengelolaan BMD terdapat dalam Permendagri Nomor 19 Tahun 2016, yang telah diubah dengan Permendagri Nomor 7 Tahun 2024.^4,5

Untuk pembukuan, inventarisasi, pelaporan, serta pengaturan KIR secara lebih khusus, rujukannya adalah Permendagri Nomor 47 Tahun 2021.¹

Dalam konteks RSUD dr. M. Haulussy, pengelolaan BMD juga berkaitan dengan Peraturan Daerah Provinsi Maluku Nomor 9 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah.⁶

Untuk pelaksanaan pengelolaan BMD tahun anggaran 2026, Keputusan Gubernur Maluku Nomor 797 Tahun 2026, yang ditetapkan pada 23 Juni 2026, menetapkan pengguna dan pengurus barang di lingkungan Pemerintah Provinsi Maluku, termasuk RSUD dr. M. Haulussy. Keputusan ini menjadi rujukan pembagian tanggung jawab pejabat dan pengurus barang, sedangkan tata cara pencatatan dan pembaruan KIR mengacu pada Permendagri Nomor 47 Tahun 2021.^1,7

Dengan demikian, KIR bukan sekadar kebiasaan administrasi internal. Ia merupakan bagian dari sistem pertanggungjawaban aset pemerintah.

4. Mengapa KIR Penting?

Rumah sakit merupakan organisasi dengan pergerakan barang yang sangat dinamis. Sebuah kursi dapat berpindah ruangan. Komputer dapat diganti. Printer dapat dipindahkan. Alat kesehatan dapat ditempatkan sementara di lokasi lain. Lemari dapat rusak dan diganti. Bahkan fungsi sebuah ruangan dapat berubah.

Jika perubahan fisik tersebut tidak diikuti perubahan administrasi, lama-kelamaan akan muncul perbedaan antara barang menurut catatan dan barang menurut kondisi nyata.

KIR membantu memperkecil kesenjangan tersebut. Ketika KIR dikelola dengan baik, proses pengecekan fisik, rekonsiliasi aset, audit, perencanaan kebutuhan, pemeliharaan, dan penelusuran barang akan menjadi lebih mudah.

Untuk alat kesehatan yang digunakan sementara di unit lain, rumah sakit sebaiknya menyiapkan catatan peminjaman atau perpindahan sementara sesuai prosedur internal. Sebagai contoh, catatan dapat memuat identitas alat, unit asal dan tujuan, waktu penyerahan, petugas yang menyerahkan dan menerima, serta waktu pengembalian. Pengurus Barang menentukan tindak lanjut pencatatan sesuai kewenangannya agar lokasi alat tetap dapat ditelusuri.

5. Kapan KIR Harus Diperbarui?

Seperti dijelaskan pada Bagian 2, KIR diperbarui setiap semester. Pasal 42 Permendagri Nomor 47 Tahun 2021 juga mengatur pembaruan apabila terdapat perpindahan barang dalam ruangan, penambahan barang dalam ruangan, dan/atau perubahan penanggung jawab ruangan.¹

Secara praktis, prinsipnya sederhana:

barang berubah → catatan ikut berubah.

Apabila sebuah komputer berpindah lokasi, terdapat penambahan barang, atau terjadi perubahan penanggung jawab ruangan, data KIR perlu disesuaikan melalui mekanisme pengelolaan barang yang berlaku. Karena itu, staf sebaiknya tidak memindahkan barang tanpa koordinasi.

6. KIR Bukan Inventarisasi Lima Tahunan

KIR perlu dibedakan dari kegiatan inventarisasi BMD secara menyeluruh. Berdasarkan Pasal 50 Permendagri Nomor 47 Tahun 2021, inventarisasi BMD selain persediaan dan konstruksi dalam pengerjaan dilakukan paling sedikit sekali dalam lima tahun. Frasa “paling sedikit” menunjukkan batas minimum frekuensi, sehingga pemeriksaan dapat dilakukan lebih sering sesuai kebutuhan.¹

Persediaan dan konstruksi dalam pengerjaan memiliki ketentuan inventarisasi paling sedikit sekali dalam satu tahun, dengan pengecualian yang diatur untuk persediaan yang akan diserahkan kepada masyarakat. Selain itu, Pasal 39 mengatur inventarisasi fisik persediaan atau stock opname setiap semester. Ketentuan tersebut perlu dibedakan dari jadwal pembaruan KIR.¹

Inventarisasi memiliki cakupan lebih luas, sedangkan KIR mencatat barang dalam suatu ruangan. Karena itu, pemutakhiran KIR tidak menunggu inventarisasi lima tahunan; daftar tersebut perlu mengikuti perubahan yang terjadi di ruangan.

Inventarisasi adalah pemeriksaan menyeluruh, sedangkan KIR adalah catatan hidup suatu ruangan.

7. Siapa yang Bertanggung Jawab?

Pengelolaan BMD melibatkan beberapa pihak. Pengguna Barang merupakan pejabat yang memegang kewenangan penggunaan BMD. Kuasa Pengguna Barang adalah kepala unit kerja atau pejabat yang ditunjuk untuk menggunakan BMD yang berada dalam penguasaannya. Selain itu terdapat Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang, Pengurus Barang Pengguna, dan sesuai kebutuhan organisasi dapat terdapat Pengurus Barang Pembantu.^4,5

Lampiran Keputusan Gubernur Maluku Nomor 797 Tahun 2026, pada baris RSUD dr. M. Haulussy, mencantumkan Direktur, Sekretaris rumah sakit, dan staf yang ditunjuk sebagai pengurus barang. Berdasarkan lampiran dan Diktum KEDUA, peran mereka dapat dipahami sebagai berikut:

• Direktur rumah sakit tercantum pada kolom Pengguna Barang/Kuasa Pengguna Barang. Perannya mencakup penggunaan, pengamanan, pemeliharaan, penatausahaan, inventarisasi, pengawasan, dan pelaporan BMD dalam lingkup rumah sakit.7

• Sekretaris rumah sakit ditetapkan sebagai Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang. Ia membantu Pengguna Barang dalam penelitian pencatatan dan inventarisasi, verifikasi laporan barang, serta pengendalian dan pelaporan administrasi BMD.7

• Staf yang ditunjuk sebagai pengurus barang tercantum pada kolom Pengurus Barang Pengguna/Pengurus Barang Pembantu. Ia membantu pekerjaan pencatatan, inventarisasi, pengamanan, pemeliharaan, serta penyiapan dokumen dan laporan barang sesuai lingkup penugasannya.7

Pembagian peran ini membantu staf memahami jalur koordinasi. Penanggung jawab ruangan melaporkan perubahan atau ketidaksesuaian kepada pengurus barang untuk diperiksa dan ditindaklanjuti. Sekretaris rumah sakit membantu pengendalian administrasi dan verifikasi laporan, sedangkan temuan yang memerlukan keputusan pimpinan diteruskan kepada Direktur sesuai kewenangan dan prosedur yang berlaku.

Untuk KIR, pihak yang secara administratif membuat dan memperbaruinya adalah Pengurus Barang Pengguna atau Pengurus Barang Pembantu sesuai lingkup kewenangannya.¹

Penanggung jawab ruangan juga terlibat dalam pertanggungjawaban data ruangan. Format II.K.2 memuat nama, NIP, dan tanda tangan penanggung jawab ruangan serta Pengurus Barang Pengguna atau Pengurus Barang Pembantu. Oleh karena itu, pencocokan daftar dengan kondisi fisik barang merupakan bagian penting sebelum KIR ditandatangani.¹

Dalam praktik sehari-hari, staf ruangan mempunyai peran penting karena merekalah yang paling cepat mengetahui bila:

• terdapat barang baru yang masuk;

• barang berpindah ruangan;

• barang rusak atau tidak berfungsi;

• barang yang tercantum dalam KIR tidak ditemukan;

• terdapat perubahan penanggung jawab ruangan; atau

• jumlah atau kondisi barang berbeda dengan daftar KIR.

Alur kerja sederhananya dapat dipahami sebagai berikut:

Perubahan diketahui staf → dilaporkan kepada penanggung jawab ruangan → dikoordinasikan dengan Pengurus Barang → diverifikasi → KIR diperbarui.

Dengan demikian, staf tidak perlu mengubah KIR secara sepihak.

Prinsip praktisnya: jangan memindahkan, menukar, atau mengeluarkan BMD dari suatu ruangan tanpa koordinasi dengan penanggung jawab ruangan dan Pengurus Barang.

8. Bagaimana Jika Barang Rusak?

Barang yang rusak tidak otomatis boleh dicoret dari KIR atau dihapus dari daftar aset. Kerusakan barang, pembaruan lokasi pada KIR, dan penghapusan BMD merupakan proses yang berbeda. Penghapusan BMD dilakukan sesuai ketentuan pengelolaan barang dan memerlukan keputusan pejabat yang berwenang.^1,4,5

Sebuah barang dapat sudah tidak berfungsi secara fisik, tetapi secara administratif masih tercatat sebagai BMD sampai dilakukan proses sesuai ketentuan. Karena itu, jika staf menemukan komputer, AC, printer, meja, atau alat kesehatan yang rusak, langkah pertama bukan membuang barang tersebut atau mencoretnya dari KIR.

Sebagai contoh, komputer rusak yang dipindahkan secara resmi dari ruang pelayanan ke lokasi penyimpanan perlu diikuti pembaruan catatan lokasi sesuai mekanisme yang berlaku. Penyesuaian KIR ruangan asal dan pencatatan lokasi tujuan tidak dengan sendirinya menghapus komputer tersebut dari administrasi BMD. Jejak perpindahan dan pertanggungjawaban barang harus tetap terpelihara.

Barang rusak ditemukan → dilaporkan → diverifikasi → ditentukan tindak lanjut → administrasi diperbarui sesuai proses yang sah.

Yang perlu dilakukan staf adalah melaporkan kerusakan kepada penanggung jawab ruangan dan Pengurus Barang. Barang tidak boleh dibuang, dipindahkan ke gudang, atau dicoret dari KIR secara sepihak. Apabila diperlukan pemindahan untuk perbaikan atau penyimpanan, lakukan melalui koordinasi dan pencatatan yang sesuai.

9. Bisakah KIR Didigitalisasi?

Bisa. Digitalisasi dapat membantu pengelolaan KIR menjadi lebih cepat, mudah ditelusuri, dan akurat. Data dapat dikelola melalui aplikasi aset atau basis data internal, sedangkan kode batang (barcode) maupun kode QR dapat membantu identifikasi dan penelusuran barang.

Dengan sistem digital, petugas dapat lebih mudah mengetahui identitas barang, lokasi, kondisi, tahun perolehan, atau riwayat perpindahan.

Namun digitalisasi bukan berarti ketentuan administrasi fisik otomatis dapat diabaikan. Permendagri Nomor 47 Tahun 2021 masih mengatur satu rangkap KIR ditempel pada ruangan yang bersangkutan. Karena itu, pendekatan yang aman saat ini adalah menjadikan sistem digital sebagai penguat, bukan langsung sebagai pengganti sepenuhnya.¹

Untuk RSUD dr. M. Haulussy, salah satu model pengembangan yang dapat dipertimbangkan ke depan adalah:

KIR fisik + kode QR + basis data aset digital.

Dengan pendekatan ini, staf tetap dapat melihat daftar barang secara langsung, sementara informasi yang lebih lengkap dapat ditelusuri secara elektronik. Agar data tetap konsisten, KIR cetak dan informasi yang diakses melalui kode QR sebaiknya bersumber dari pencatatan aset resmi yang sama, dengan pembaruan oleh petugas berwenang.

10. Jika KIR Tidak Sesuai Kondisi

Dalam praktik sehari-hari, sangat mungkin ditemukan perbedaan antara KIR dan kondisi fisik. Misalnya, komputer tercantum dalam KIR tetapi tidak ditemukan, terdapat barang baru yang belum tercatat, jumlah kursi berbeda, atau barang telah dipindahkan tetapi administrasinya belum berubah.

Ketidaksesuaian perlu ditindaklanjuti melalui pengecekan fisik dan pencocokan dengan dokumen terkait. Hasilnya dilaporkan kepada penanggung jawab ruangan serta Pengurus Barang agar penyebabnya dapat ditelusuri dan administrasinya diperbaiki berdasarkan hasil verifikasi.

Temukan ketidaksesuaian → cek kondisi fisik → laporkan → verifikasi bersama → perbarui administrasi KIR.

Jika barang tidak ditemukan, staf perlu segera melapor agar penelusuran dapat dilakukan bersama penanggung jawab ruangan dan Pengurus Barang. Barang mungkin sedang dipinjam, diperbaiki, atau dipindahkan, tetapi kemungkinan tersebut harus dibuktikan melalui pengecekan dan dokumen terkait. Kesimpulan tentang kehilangan tidak boleh dibuat tanpa penelusuran yang memadai.

11. KIR sebagai Budaya Tertib Aset

Pada akhirnya, keberhasilan pengelolaan KIR tidak hanya ditentukan oleh formulir, regulasi, atau aplikasi. Ia juga bergantung pada budaya kerja.

Apabila setiap staf terbiasa melapor ketika barang berpindah, penanggung jawab ruangan rutin mencermati kondisi aset, dan Pengurus Barang melakukan pembaruan secara tertib, maka perbedaan antara kondisi fisik dan administrasi dapat ditekan sejak awal.

Sebaliknya, persoalan aset sering berawal dari hal kecil: kursi dipindahkan tanpa pemberitahuan, komputer ditukar antarruangan, printer dibawa ke unit lain, atau barang rusak dipindahkan tanpa pencatatan.

Untuk staf RSUD dr. M. Haulussy, budaya tertib KIR dapat dimulai dari lima kebiasaan sederhana:

1. Kenali barang yang berada di ruangan tempat kita bekerja.

2. Jangan memindahkan BMD tanpa koordinasi.

3. Laporkan barang baru, rusak, berpindah, atau tidak ditemukan.

4. Jangan mengubah KIR secara sepihak.

5. Bantu Pengurus Barang saat dilakukan pengecekan fisik dan pemutakhiran KIR.

Langkah-langkah tersebut terlihat sederhana, tetapi sangat menentukan akurasi data aset rumah sakit.

12. Dari Administrasi ke Akuntabilitas

KIR mungkin hanya tampak seperti selembar tabel yang ditempel pada dinding. Namun di balik setiap komputer, meja, kursi, lemari, AC, maupun alat kesehatan terdapat sumber daya publik yang harus digunakan dan dipertanggungjawabkan dengan baik.

Di rumah sakit, aset juga mempunyai arti yang lebih dalam. Komputer membantu pencatatan pelayanan. Kursi digunakan pasien dan keluarga. Pendingin ruangan menjaga kenyamanan. Alat kesehatan bahkan dapat berkaitan langsung dengan keselamatan pasien.

Karena itu, menjaga KIR bukan sekadar pekerjaan administrasi. Ia adalah bagian dari budaya organisasi yang menghargai ketertiban, transparansi, dan akuntabilitas.

“Merawat aset rumah sakit pada akhirnya berarti ikut menjaga keberlangsungan pelayanan kepada masyarakat.”

Membangun KIR yang tertib mungkin terlihat sebagai pekerjaan kecil. Namun tata kelola rumah sakit yang baik memang sering dimulai dari hal-hal kecil yang dilakukan dengan benar, konsisten, dan penuh tanggung jawab.

Referensi

1. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 47 Tahun 2021 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pembukuan, Inventarisasi, dan Pelaporan Barang Milik Daerah [Internet]. Jakarta: Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia; 2021 [diakses 4 Oktober 2026]. Tersedia pada: https://peraturan.bpk.go.id/Details/196220/permendagri-no-47-tahun-2021

2. Pemerintah Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah [Internet]. Jakarta: Pemerintah Republik Indonesia; 2014 [diakses 4 Oktober 2026]. Tersedia pada: https://peraturan.go.id/id/pp-no-27-tahun-2014

3. Pemerintah Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah [Internet]. Jakarta: Pemerintah Republik Indonesia; 2020 [diakses 4 Oktober 2026]. Tersedia pada: https://peraturan.go.id/id/pp-no-28-tahun-2020

4. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah [Internet]. Jakarta: Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia; 2016 [diakses 4 Oktober 2026]. Tersedia pada: https://peraturan.bpk.go.id/Details/137669/permendagri-no-19-tahun-2016

5. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2024 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah [Internet]. Jakarta: Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia; 2024 [diakses 4 Oktober 2026]. Tersedia pada: https://peraturan.bpk.go.id/Details/300030/permendagri-no-7-tahun-2024

6. Pemerintah Provinsi Maluku. Peraturan Daerah Provinsi Maluku Nomor 9 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah [Internet]. Ambon: Pemerintah Provinsi Maluku; 2017 [diakses 4 Oktober 2026]. Tersedia pada: https://jdih.malukuprov.go.id/peraturan/lihat/537de305e941fccdbba5627e3eefbb24

7. Pemerintah Provinsi Maluku. Keputusan Gubernur Maluku Nomor 797 Tahun 2026 tentang Penetapan Pengguna Barang, Pejabat Penatausahaan Barang dan Pengurus Barang Milik Daerah Pemerintah Provinsi Maluku Tahun Anggaran 2026. Ambon: Pemerintah Provinsi Maluku; 2026. Ditetapkan 23 Juni 2026.